fbpx

Bartłomiej Achler

adwokat

Jestem prawnikiem branży medycznej. Zabezpieczam prawne interesy podmiotów leczniczych i przedstawicieli zawodów medycznych.
[Więcej >>>]

Skontaktuj się

Jak pozbyć się papierowej dokumentacji medycznej?

Bartlomiej Achler16 grudnia 20204 komentarze

Digitalizacja dokumentacji medycznejJuż od 1 stycznia 2021 r. podstawową formą prowadzenia dokumentacji medycznej stanie się postać elektroniczna. W związku z tym być może wybrałeś już system do prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej? Może nawet rozpocząłeś już skanowanie dokumentacji medycznej, którą do tej pory prowadziłeś w wersji papierowej?

Co jednak zrobić z dotychczasową dokumentacją papierową? Czy możesz ją tak po prostu zniszczyć zaraz po zeskanowaniu?

Nie bardzo…

Okresy przechowywania dokumentacji medycznej

Zacznijmy od tego, że prawo wymusza na Tobie przechowywanie dokumentacji medycznej przez pewien określony czas. I to jest oczywiście zrozumiałe. Co więcej – jest to zarówno w interesie Twoim, jak i Twoich pacjentów.

Jak wiesz, okresy przechowywania dokumentacji medycznej wynoszą:

  • 30 lat w przypadku:
    • zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia,
    • dokumentacji medycznej zawierającej dane niezbędne do monitorowania losów krwi i jej składników;
  • 10 lat w przypadku zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją;
  • 5 lat w przypadki skierowań na badania lub zleceń;
  • 2 lata w przypadku skierowań lub zleceń, gdy pacjent się nie stawił;
  • 22 lata – w przypadku dzieci do 2 roku życia;
  • 20 lat – we wszystkich pozostałych przypadkach.

Dopiero po upływie tych okresów możesz dokumentację zniszczyć. Nie oznacza to jednak, że przez cały ten okres musisz przechowywać dokumentację papierową. Co więcej – wiele placówek stosuje skanowanie dokumentacji medycznej, jako sposób na walkę z „papierologią”. Tyle tylko, że trzeba to robić zgodnie z prawem…

Skanowanie dokumentacji medycznej

Papierową dokumentację medyczną możesz zgodnie z prawem zdigitalizować.  Innymi słowy możesz zeskanować posiadaną dokumentację medyczną prowadzoną w formie papierowej.

Taka zeskanowana dokumentacja medyczna będzie równoważna oryginałowi. A najlepsze jest to, że po zeskanowaniu dokumentacji, papierowy oryginał będziesz mógł zniszczyć. Całkiem atrakcyjna opcja ?

Ale uważaj – to nie takie proste, jak wygląda.

Jak legalnie zdigitalizować dokumentację medyczną?

Samo skanowanie dokumentacji medycznej nie jest jakimś szczególnym wyzwaniem. Jednak, żeby miała ona moc prawną oryginału, musisz spełnić kilka warunków.

Po pierwsze – po zeskanowaniu dokumentacji, musisz ją podpisać:

  • kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
  • podpisem zaufanym,
  • podpisem osobistym (zaawansowany podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą certyfikatu podpisu osobistego).

Podpisać zeskanowaną dokumentację medyczną może wyłącznie osoba upoważniona do „potwierdzenia zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem w postaci papierowej”.

Jeżeli więc nie będziesz podpisywać dokumentacji osobiście, zadbaj o to, by osoba podpisująca skany w Twoim imieniu miała do tego odpowiednie upoważnienie.

Poinformuj pacjenta

Po drugie – o zeskanowaniu dokumentacji medycznej musisz zawiadomić pacjenta. To jednak nie wszystko.

Musisz też poinformować pacjenta o tym, że ma on możliwość odebrania dokumentacji papierowej w oznaczonym terminie. Pamiętaj, że termin ten nie może być krótszy niż rok od otrzymania tej informacji przez pacjenta.

Dokumentację papierową może odebrać nie tylko sam pacjent ale również jego przedstawiciel ustawowy lub osoba upoważniona przez pacjenta.

Kiedy możesz zniszczyć dokumentację papierową?

Jeżeli wykonałeś wszystkie te kroki, czyli:

  1. Zeskanowałeś dokumentację medyczną;
  2. Poinformowałeś pacjenta o digitalizacji dokumentacji;
  3. Wyznaczyłeś pacjentowi co najmniej roczny termin na odebranie dokumentacji papierowej

… a dokumentacji papierowej nikt z osób upoważnionych nie odebrał – możesz ją wreszcie zniszczyć.

Tylko pamiętaj, że musisz to zrobić tak, żeby niemożliwa była identyfikacja pacjenta.

Ale to już chyba wiesz ?

W czym mogę Ci pomóc?

Na blogu jest wiele artykułów, w których dzielę się swoją wiedzą bezpłatnie.

Jeżeli potrzebujesz indywidualnej płatnej pomocy prawnej, to zapraszam Cię do kontaktu.

Przedstaw mi swój problem, a ja zaproponuję, co możemy wspólnie w tej sprawie zrobić i ile będzie kosztować moja praca.

Bartłomiej Achler

    Administratorem Twoich danych osobowych wskazanych w formularzu jest Bartłomiej Achler prowadzący działalność gospodarczą pod firmą "ACHLER Kancelaria adwokacka Bartłomiej Achler", 00-891 Warszawa, ul. Chłodna 22a lok. 9/10. Przetwarzamy Twoje dane wyłącznie w zakresie oraz w celu udzielenia odpowiedzi na pytanie zawarte w formularzu kontaktowym (podstawa przetwarzania danych to realizacja prawnie uzasadnionych interesów administratora w postaci komunikacji z czytelnikami bloga). Twoje dane wskazane w formularzu kontaktowym będą przetwarzane przez okres niezbędny do udzielenia Ci odpowiedzi.
    Podanie przez Ciebie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do tego, żeby odpowiedzieć na Twoje pytanie. Masz prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia swoich danych.
    Pozostałe informacje dotyczące ochrony Twoich danych osobowych znajdują się w Polityce Prywatności. W sprawach spornych przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

    { 4 komentarze… przeczytaj je poniżej albo dodaj swój }

    Patrycja 5 września, 2022 o 10:27

    Dzień dobry, jeśli aktualnie podstawową formą prowadzenia dokumentacji medycznej jest forma elektroniczna, to w jaki sposób podpisywać z pacjentami zgodę na drobny zabieg chirurgiczny w którym dochodzi do przerwania ciągłości skóry? Czy takie zgody mogą być podpisywane elektronicznie? W jaki sposób?

    Odpowiedz

    Bartlomiej Achler 5 września, 2022 o 12:03

    Pani Patrycjo,
    dziękuję za komentarz. Pytani, jak drobny jest to zabieg. Zgoda pisemna jest wymagana przy operacjach oraz świadczeniach stwarzających tzw. podwyższone ryzyko dla pacjenta. Ja uważam, że przy tego rodzaju zabiegach należy zbierać zgody pisemne.
    Pozdrawiam

    Odpowiedz

    olga 1 sierpnia, 2023 o 10:40

    Dlatego uważam ze idealnie sprawdzają sie pady dedykowane na podpis pod zgodami, podobne jak na poczcie

    Odpowiedz

    Bartlomiej Achler 1 sierpnia, 2023 o 11:08

    Pani Olgo, pady są super, ale nie zawsze taki podpis wystarczy. Pisałem o tym w tym artykule https://www.prawodlazdrowia.pl/podpis-pacjenta-na-tablecie/ i od tego czasu nic się nie zmieniło.
    Pozdrawiam serdecznie

    Odpowiedz

    Dodaj komentarz

    Wyrażając swoją opinię w powyższym formularzu wyrażasz zgodę na przetwarzanie przez Bartłomiej Achler prowadzący działalność gospodarczą pod firmą ACHLER Kancelaria adwokacka Bartłomiej Achler Twoich danych osobowych w celach ekspozycji treści komentarza zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych wyrażonymi w Polityce Prywatności

    Administratorem danych osobowych jest Bartłomiej Achler prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Kancelaria adwokacka Bartłomiej Achler z siedzibą w Warszawie.

    Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem bartlomiej.achler@prawodlazdrowia.pl.

    Pozostałe informacje dotyczące ochrony Twoich danych osobowych w tym w szczególności prawo dostępu, aktualizacji tych danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu na dalsze ich przetwarzanie znajdują się w tutejszej Polityce Prywatności. W sprawach spornych przysługuje Tobie prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

    Poprzedni wpis:

    Następny wpis: